KSeF bez zakłóceń dzięki rozwiązaniu INNSOFT
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur było jednym z największych wyzwań technologicznych i organizacyjnych, przed jakimi w ostatnich latach stanęły przedsiębiorstwa. Również my wraz z naszymi partnerami stanęliśmy przed wyzwaniem dostosowania rozwiązań i procesów biznesowych spełniających nowe wymagania administracji skarbowej. Od lat wspieramy firmy sektora energetycznego w realizacji procesów krytycznych dla ich działalności.
Tworzone przez INNSOFT rozwiązania obsługują obszary związane z rozliczeniami, fakturowaniem, pomiarami oraz przetwarzaniem danych, stanowiąc istotny element codziennej pracy przedsiębiorstw działających na rynku energii.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur postawiło przed tymi organizacjami szereg nowych wyzwań. Konieczne było nie tylko dostosowanie procesów fakturowania i rozliczeń do nowych wymogów prawnych, ale również przebudowanie sposobu generowania dokumentów, obsługi korekt oraz przekazywania danych do systemów zewnętrznych. Dodatkowym wyzwaniem okazała się implementacja nowych mechanizmów komunikacji z KSeF, w tym obsługa załączników w trybie wsadowym oraz przeprowadzenie kompleksowych testów integracyjnych, których realizację utrudniała specyfika i ograniczenia środowisk testowych.
Wyzwania projektowe
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznaczało dla naszych klientów konieczność dostosowania procesów fakturowania do nowych wymogów prawnych w bardzo ograniczonym czasie. Naszym celem było zapewnienie wszystkim klientom możliwości terminowej realizacji obowiązków związanych z KSeF przy zachowaniu dotychczasowych procesów biznesowych w systemach billingowych. Oznaczało to konieczność przygotowania dwóch niezależnych ścieżek integracji, które z perspektywy użytkownika końcowego miały działać w sposób spójny i transparentny.
W projekcie obsłużyliśmy dwa odmienne scenariusze integracji:
- Część klientów korzystała z istniejącej usługi pośredniczącej komunikującej się z KSeF, co wymagało dostosowania systemu billingowego innRUDO do określonego modelu wymiany danych.
- Dla pozostałych klientów opracowaliśmy od podstaw własną usługę integracyjną umożliwiającą bezpośrednią komunikację z KSeF.
Autorska usługa integracyjna została zaprojektowana jako niezależna warstwa pośrednicząca pomiędzy systemem billingowym innRUDO a KSeF. Komunikacja z systemem billingowym odbywa się za pośrednictwem usług SOAP, natomiast sama platforma odpowiada za zarządzanie procesami biznesowymi, przechowywanie informacji o dokumentach, komunikację z KSeF oraz monitorowanie stanu przetwarzania poszczególnych operacji. Dzięki temu możliwe było zachowanie identycznego sposobu integracji po stronie systemu billingowego niezależnie od wybranego modelu komunikacji z KSeF.
Przebudowa procesów fakturowania i rozliczeń
Integracja z KSeF była jedynie częścią projektu. Znacznie większym wyzwaniem okazało się dostosowanie procesów rozliczeniowych funkcjonujących w systemie billingowym. W przeciwieństwie do standardowych faktur elektronicznych KSeF wymaga przekazywania dokumentów w postaci ustrukturyzowanego dokumentu XML, przy jednoczesnym zachowaniu szczegółowych dokumentów rozliczeniowych wykorzystywanych przez odbiorców energii.
Konieczna była przebudowa mechanizmów generowania dokumentów, przygotowanie nowych szablonów faktur oraz dostosowanie sposobu prezentacji danych tak, aby jednocześnie spełniały wymagania KSeF i potrzeby klientów korzystających z rozbudowanych dokumentów rozliczeniowych. Szczególną uwagę poświęcono obsłudze załączników do faktur, które w modelu KSeF podlegają odrębnym ograniczeniom oraz wymagają odpowiedniego mapowania do struktury dokumentów elektronicznych.
Od projektu do utrzymania produkcyjnego
Istotnym elementem projektu było również przygotowanie rozwiązania do pracy w warunkach produkcyjnych. Oprócz samej integracji z KSeF konieczne było zapewnienie odpowiedniej diagnostyki procesów, monitorowania statusów dokumentów oraz możliwości szybkiej identyfikacji przyczyn błędów występujących na styku procesów biznesowych, księgowych i technicznych. Doświadczenia zdobyte podczas wdrożeń pokazały, że równie ważna jak sama komunikacja z KSeF jest sprawna obsługa sytuacji wyjątkowych oraz procesów wymagających interwencji operatora. To właśnie te doświadczenia stały się impulsem do stworzenia rozwijanego obecnie Panelu Operatorskiego wspierającego zespoły utrzymaniowe i serwisowe.
Gotowość klientów na czas i brak zmiany sposobu pracy
Wdrożenie zostało zrealizowane w okresie intensywnych zmian regulacyjnych, a rozwiązania były wielokrotnie dostosowywane do aktualizowanych wymagań prawnych i technicznych publikowanych w trakcie prac projektowych. W rezultacie wszyscy objęci projektem klienci uzyskali możliwość obsługi procesów fakturowania zgodnie z wymaganiami KSeF. Mimo zastosowania różnych modeli integracji zachowano spójność procesów biznesowych w systemie billingowym oraz jednolity sposób pracy użytkowników. Wdrożone rozwiązania umożliwiają przekazywanie faktur do KSeF, odbiór wymaganych identyfikatorów oraz dostarczanie dokumentów odbiorcom końcowym zgodnie z obowiązującymi wymaganiami.
Co dalej?
Chociaż główny cel projektu został osiągnięty, rozwój obszaru KSeF pozostaje jednym z istotnych kierunków działań INNSOFT. Oprócz bieżącego dostosowywania rozwiązań do zmian prawnych i technicznych rozwijamy autorski Panel Operatorski wspierający obsługę procesów produkcyjnych oraz sytuacji wymagających interwencji serwisowej. Pozwala on sprawniej zarządzać integracjami, certyfikatami, uprawnieniami i komunikacją z KSeF, znacząco skracając czas potrzebny na diagnozę i rozwiązanie problemów. Dzięki temu klienci zyskują nie tylko narzędzie do realizacji obowiązków ustawowych, ale również mechanizmy wspierające długofalowe utrzymanie i rozwój procesów związanych z e-fakturowaniem.
Projekt integracji z KSeF pokazuje jedynie fragment możliwości systemu innRUDO. To rozwijana przez INNSOFT platforma klasy billingowej dla sektora energetycznego, wspierająca przedsiębiorstwa w zarządzaniu pełnym procesem obsługi klienta – od zawarcia umowy, przez rozliczenia energii i usług dystrybucyjnych, zarządzanie taryfami oraz indywidualnymi modelami cenowymi (taryfami dynamicznymi), po płatności, windykację, raportowanie i sprawozdawczość.
Dzięki wieloletniemu rozwojowi i doświadczeniom zdobytym we współpracy z wymagającymi klientami, system stał się kompleksowym narzędziem łączącym funkcje billingowe, finansowe i operacyjne w jednym rozwiązaniu. Rozszerzenie innRUDO o obsługę KSeF to kolejny krok w kierunku automatyzacji procesów i zapewnienia zgodności z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami.
Jeżeli stoją Państwo przed wyzwaniem modernizacji systemów rozliczeniowych lub poszukują sprawdzonego partnera technologicznego dla nowych projektów w obszarze energetyki, zapraszamy do kontaktu z zespołem INNSOFT. Chętnie pokażemy, jak doświadczenie zdobyte przy realizacji podobnych wdrożeń może przełożyć się na korzyści w Państwa organizacji, a aplikacja innRUDO może wspierać rozwój biznesu. Skontaktuj się z nami.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak może wyglądać dostosowanie aplikacji Twojej organizacji do KSeF:
Czytaj więcej:
Elastyczne Modele Cenowe dla dynamicznego rynku energii – innRUDO otwiera nowe możliwości rozliczeń
Wprowadzenie Centralnego Systemu Informacji Rynku Energii (CSIRE) to jeden z najważniejszych etapów transformacji polskiego rynku energii. Nowe regulacje oznaczają dla uczestników rynku – w szczególności Operatorów Systemów Dystrybucyjnych i Sprzedawców Energii, konieczność dostosowania się do nowego modelu wymiany informacji na tymże rynku. Dla wielu organizacji to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale również operacyjne i organizacyjne.
INNSOFT w roli Nadawcy Fizycznego – skuteczna odpowiedź na wyzwania CSIRE
Wprowadzenie Centralnego Systemu Informacji Rynku Energii (CSIRE) to jeden z najważniejszych etapów transformacji polskiego rynku energii. Nowe regulacje oznaczają dla uczestników rynku – w szczególności Operatorów Systemów Dystrybucyjnych i Sprzedawców Energii, konieczność dostosowania się do nowego modelu wymiany informacji na tymże rynku. Dla wielu organizacji to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale również operacyjne i organizacyjne.
infiniHUB z certyfikatem PSE
Z dumą informujemy, że aplikacja infiniHUB z powodzeniem przeszła proces certyfikacji i uzyskała pozytywny wynik zgodnie z IRiESP – OIRE oraz TSKB, potwierdzony przez Polskie Sieci Elektroenergetyczne S.A.
To istotny kamień milowy na drodze do pełnej gotowości naszego rozwiązania do funkcjonowania w nowym, cyfrowym modelu rynku energii. Osiągnięcie to potwierdza najwyższy poziom kompetencji, zaangażowania oraz jakości pracy zespołu odpowiedzialnego za realizację tego wymagającego procesu.
